Yani bu tip kampanya mesajları sizden mi geliyor?
Aslında bankadan geliyor, fakat bankada bizim sunduğumuz yazılımla düzenlenip size ulaşıyor. Yani ürettiğimiz dokümanlar ekstreler, kampanyalar, faturalar... Türkiye’de Türk Telekom, TTNet, Vodafone ve Bursagaz gibi dört büyük firmanın faturalarını biz üretiyoruz; bu şu anda da hala devam ediyor.
2008 yılında Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB), EFKS (Elektronik Fatura Kayıt Sistemi)’yi yarattı ve firmalardan faturalarını GİB’e kendi belirlediği formatta göndermesini istedi.
Faturalarını basılı olarak üretip gönderdiğimiz müşterilerimiz, dataları bizde olduğundan EFKS kapsamındaki faturalarını da GİB’e bizim göndermemizi istediler. Dolayısıyla ilk e-Fatura’nın babası denilen EFKS’ye 2008 yılında girmiş olduk.
Daha sonra 2010 yılında bu büyük firmalar kendi aralarındaki faturaları elektronik olarak birbirlerine göndermeye başladılar, yani UBL denilen bir konsept çıktı ve bugünkü e-Fatura’nın ilk taslak versiyonu oluştu. Bu şekilde biz e-Fatura konseptine, e-Fatura ilk başladığından itibaren yani 2010 yılından itibaren girmiş olduk.
Bugün bu işte, özel entegratörler arasına baktığımızda önemli bir yere sahibiz. Sadece Türk Telekom müşterilerine ayda 500 – 550 bin arasında e-Fatura gönderiyoruz.
Önceden kağıda basılı olarak gelen telefon faturaları, daha sonra e-mail’le gelmeye başladı; aslında e-Fatura’nın başlangıcı bu muydı?
e-Fatura GİB tarafından beyan edilen, cironuz gerektiriyorsa işin içerisine girdiğiniz bir yapı ve yaklaşık olarak 20 bin firma e-Fatura mükellefi. Türk Telekom 20 bin firmaya fatura kesiyorsa bunları doğrudan doğruya e-Fatura sistemi üzerinden kesiyor. Geriye kalan bizler gibi bireysel müşterilerin fatura bilgileri EFKS yoluyla GİB’e gidiyor ve bize de kendi seçimimize bağlı olarak basılı, pdf ya da e-mail olarak geliyor. Faturaların, bireysel müşterilere basılı, pdf ya da e-mail olarak ulaşması için bizim sistemlerimiz kullanılıyor. Şu anda ayda yaklaşık olarak 20 milyon adet fatura işlemini gerçekleştiriyoruz. Bunların 500 bini ise e-Fatura kapsamında...
Dolayısıyla faturalar birbirine karıştırılıyor. Türk Telekom bu işi ilk çıkardığında buna e-Fatura (e-mail yoluyla fatura) dedi. Aslında o, elektronik fatura diye başka bir konsept. Şu anki e-Fatura, GİB’in firmaları zorunlu kıldığı yasal bir süreç.
GİB’den “Özel Entegratörlük” yetkisi alan ilk şirketlerden birisiniz. Sektördeki bu liderliği nasıl gerçekleştirdiniz?
Geçen yıl GİB’den tebliğler çıkmaya başladığında, zaten ana işlerimizden biri elektronik fatura olduğu için e-Fatura’da da yer alma kararı aldık. Geçtiğimiz yıl Nisan ayında çalışmalara başladık ve 11 Temmuz itibarıyla da özel entegratörlük sertifikamızı aldık.
Entegratörler arasında pazar payınız ne kadar?
Müşteri sayısı olarak bakarsak GİB %80’le en büyük payın sahibi. Diyebilirim ki: toplamda %4-5 arasında bir pazar payımız var.
e-Fatura’yı GİB Portal’ından kesmekle, özel entegratör aracılığıyla kesmenin farkları nelerdir? Şirketler e-Fatura’da neden özel entegratör kullanmalıdırlar?
GİB Portalı’yla aramızda bazı farklılıklar var. Birincisi GİB Portalı’nda ayda en fazla 500 adet e-Fatura kesebiliyorken, özel entegratörde herhangi bir sınır yok. İkincisi, bizim özel entegratör olarak bir stratejimiz var: Biz, müşterilerimizin GİB’e kendi kullandıkları ERP Sistemi’nden bizimle entegre olarak doğrudan doğruya faturalarını göndermelerini sağlıyoruz. Yani müşteri kendi bildiği, alıştığı sistemden faturasını kesiyor, “GİB’e Gönder” butonuna basıyor ve e-Fatura işlemi tamamlanıyor. Faturayı indirme, kaydetme ve sonra da GİB Portalı’na girip yükleme gibi bir süreçten kurtuluyor.
Ayrıca müşteri, özel entegratörle çalıştığında yeni bir alım faturası geldiğinde uyarı sms’i ya da e-mail’i geliyor. Üstelik “A tedarikçisinden gelen faturalar önce Bilgi İşlem’e, B tedarikçisinden gelen faturalar ise önce Satınalma’ya gitsin” gibi bir ayrıştırma da mümkün.
Aslında kritik ve yasal olarak önemli olan bir konu daha var: e-Fatura Sistemi’nde şirketler kendi faturalarını 10 yıl boyunca saklamak zorundalar. GİB Portal’ını kullananlar kendi faturalarını saklamadıkları taktirde (ki çok zor bir iştir bu), faturalar üç ay sonra GİB Portal’ından uçuyor. Şirketlerin çoğunda da ciddi bir IT altyapısı olmadığından bu faturaların silinme ya da kaybolma riski çok fazla. Şirketler bu yükümlülüğü özel entegratöre veriyorlar ve özel entegratör bu dosyaları saklıyor.
Bence e-Fatura sistemi “güven” üzerine dayalı bir sistem. Herhangi bir şirketin faturaları yanlışlıkla ortalığa dökülürse, benzer ünvana sahip şirketlerin faturaları yanlışlıkla karışırsa güven kaybedersiniz. Bunlar gizlilik altında yürütülmesi gereken işler, bunun için de özel entegratör olarak ekstra emek vermeniz ve yatırım yapmanız gerekir.
Link Bilgisayar ile yaptığınız işbirliği çerçevesinde “Link ERP Yazılım”larıyla gerçekleşen e-Fatura süreçleri nasıl gidiyor?
Biz Link’le çalışırken temelde bir prensip öngördük: Bu prensibe göre Link müşterileri, kendi ERP sisteminden girdikleri faturaları bizim aracılığımızla GİB’e ulaştıracaklar. Bunu yaparken de biz Digital Planet olarak tamamen perde arkasında kalarak e-fatura akış trafiğini yöneteceğiz. Bizim bir de portal yapımız var, müşteri portal yapımızı biliyor olabilir, fakat Link’le olan entegrasyonumuzda bunu kullanmaya gerek kalmıyor. Buradaki amaç, müşterinin tek bir noktadan fatura girmesini ve tek bir noktadan fatura almasını sağlamak, yani müşteriyi ayrı ayrı yerlere bilgi girişi külfetinden arındırmaktır.
Kendi şirketinizde ERP programı olarak ne kullanıyorsunuz?
Biz Digital Planet olarak Link Yeni Nesil kullanıyoruz. Öncelikle şunu belirtmeliyim ki: bizim e-Fatura entegrasyon sürecinde Link ile elektriğimiz tuttu. Bu süreçte kullandığımız ERP yazılımını da değiştirme kararı aldık. Dolayısıyla elimizin altında düzgün bir ERP programı olması şarttı. Link’i de bu bağlamda seçtik. e-Fatura işlerimiz için de kendi yapımız üzerinden Link ile entegre olarak çalışıyoruz, e-Defter’de de yine Link Yeni Nesil kullanacağız.
Link ERP Yazılımı kullanan şirketlerin hayatı kolay... Çünkü e-Fatura sürecinde son derece rahatlar. Hem gelen hem giden fatura entegrasyonu rahatlıkla yapılabiliyor, bütün statüleri de anında Link üzerinden izleyebiliyorlar. Dolayısıyla her ERP yazılımı entegrasyonu bunları sağlamıyor, hepsinin artı ve eksi özellikleri var.