Kurumsal bazda e-posta ve SMS trafiğinin yürütülmesi kişisel kullanıma yönelik araçlar ile yapıldığında kâbusa dönebilmektedir. Öncelikle;
- firma adına gönderilen bir e-posta giden evrak,
- firma adına gelen bir e-posta ise gelen evrak;
niteliğindendir ve ileride oluşması muhtemel ihtilaflara karşı dikkatle muhafaza edilmelidir. Posta veya faks yolu ile yapılan yazışmaları dikkate takip eden ve dosyalayan şirketler, konu e-posta haberleşmesi olunca aynı özenin gösterilmesi gereğini gözden kaçırmaktadırlar. e-postalar kişilerin kendi bilgisayarlarındaki programlar aracılığı ile yollanmakta ve tasnif edilerek arşivlenmesi; ya kişilerin ya da servis sağlayıcıların insiyatifinde kalmaktadır.
Özellikle diğer şirket personeli de dağıtım listesine eklenmedi ise bu e-postadan kimse haberdar olamamaktadır. Dağıtım listesine yapılan eklemeler ise gereksiz bir sürü yazışmanın kişilerin e-posta kutularına yığılması sonucunu yaratmaktadır.
- Campus ile yollanan e-postalar veritabanında depolanarak;
- Gönderilen e-postalar istenen özelliklerine göre kolaylıkla bulunabilir
- Kişi veya kurum kartlarından gelen ve gönderilen e-postalar incelenebilir.
- Tüm e-posta adresleri kişi veya kurumların kartlarından alındığından tek bir güncelleme ile kullanıcıların geçerli adresi kullanması sağlanır.
- Bir diğer sorun ise, e-posta adres gruplarıdır. Adres grupları ya kişiler tarafından kendi kullandıkları araçlarda ya da kurumsal olarak kullanılan e-posta sunucusu veya benzeri araçlarda sistem yöneticileri tarafından yapılmaktadır. e-posta adreslerinin veya gruplarının içeriğinin değişmesi sırasındaki bilgi akışının her aksaması hatalı bir e-posta gönderimine yol açmaktadır. Campus ise gruplamayı e-posta gönderimi sırasında dinamik olarak yapar ve hatasız gönderimi garanti eder.
Karadeniz veya Marmara bölgelerinde bulunan Gıda (ve alt sektörlerinde) sektöründeki şirketlerin 35 yaşın üzerindeki Genel Müdürleri şeklinde karışık bir gruplamaya dahi olanak sağlar. Ayrıca e-posta sunucusu ve bu işle görevli kişiler gibi yatırımları gereksiz kılar. Sonradan grup içerikleri değişse dahi eski tarihli e-postaların tek tek kimlere yollandığı görüntülenebilir.
- Birden fazla kişiye yapılan e-posta gönderim işlemlerinde e-posta adreslerinin afişe olmasının engellenmesi amacı ile adreslerin Bcc’de verilmesi sıkça kullanılan bir yöntemdir. Böyle hallerde servis sağlayıcılar ve firewall’lar bu e-postayı çoğu zaman spam olarak nitelemektedir. Campus ile e-posta gönderiminde kullanılan yöntem ile e-postanın spam filtrelerine takılması engellenir ve e-posta adreslerinin gizliliği sağlanır.
- İsteğe bağlı olarak e-postalara kişisel hitap eklenebilir, referans numarası atanabilir ve dipnot olarak e-posta adreslerinden arındırılmış dağıtım listeleri eklenebilir.
- Gönderilen e-postalardan adresine ulaşmayanları tespit edebilir. İstenirse kişilerin gelen posta kutularını otomatik olarak tarayarak gelen e-postaların gidenler ile otomatik olarak eşlenmesini sağlar.
- Gelen e-postaların e-posta adreslerinden ilişkili kişi ve kurumları tespit ederek; bu e-postaların veritabanına alınmasını, kişi veya kurum kartlarından erişilmesini, okunmamış e-postalar için ilgili kişilerin uyarılmasını sağlar. Böylelikle kurum adına yapılan e-posta haberleşmesini kişisel olmaktan çıkartarak, kişilerin işten ayrılmasından veya izinde olmasından kaynaklanan sorunları ortadan kaldırır.
- e-posta işlemleri için sağlanan bu kolaylıklar tamamen veya kısmen SMS, MMS ve faks trafiğine uygulanabilir.